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Come diventare segretaria: titolo e formazione necessari

La segretaria è una delle figure professionali più richieste nel mondo del lavoro, avendo importanti compiti inerenti all’organizzazione delle attività di ufficio, gestione delle pratiche e della contabilità, redazione di documenti e gestione di chiamate sia in uscita che in entrata. Ma come si diventa segretaria? E qual è la formazione necessaria per svolgere questo ruolo in modo adeguato? Iniziamo con il vedere le sue principali mansioni in modo dettagliato, per poi affrontare l’argomento inerente alla formazione necessaria e ai titoli preferenziali di accesso.

Ruolo e competenze della segretaria professionale

Cosa fa, esattamente, una segretaria? E in cosa consiste il suo lavoro? Il ruolo di una segretaria è molto vario e vasto, i compiti dipendono anche dal settore lavorativo in cui opera. Bisogna tenere conto infatti, che spesso una segretaria si trova ad operare in grandi realtà organizzative, contraddistinte da settori e attività molto variegate, anche complesse. Sebbene ognuno di questi settori comporti ruoli e competenze diverse, si può affermare che una segretaria svolge comunque alcune mansioni standard, che spaziano tra la gestione delle chiamate del suo datore di lavoro all’organizzazione delle attività ordinarie di segreteria (gestione appuntamenti, fissazione e rinvio degli stessi). Questa figura professionale si occupa in genere anche di attività amministrative, nonché del disbrigo di attività contabili e della corrispondenza del suo datore di lavoro, sia cartacea che online (risposte ad email, scrittura di lettere e comunicazioni). In molti casi la segretaria si occupa di gestire le visite e le riunioni del suo datore di lavoro, fissa gli incontri e, in molti casi, cura le sue relazioni con il pubblico. Il suo ruolo potrebbe essere idealmente immaginato come un professionista capace di semplificare la vita al suo datore di lavoro (ecco perché, come vedremo in seguito, per definirsi un’ottima segretaria, è necessario essere dotati di alcune skill fondamentali). Vediamo adesso la formazione e i requisiti necessari per diventare una segretaria.

Formazione e requisiti per diventare segretaria

Per avere accesso alla professione di segretaria non occorre un titolo di studio accademico, anche se questo può senz’altro rappresentare un titolo preferenziale. Per diventare segretaria è infatti normalmente richiesto un diploma di scuola superiore, ad esempio attinente a studi tecnici e affini (pensiamo alla ragioneria), e comunque a indirizzo preferibilmente commerciale. In questo settore inoltre, avendo la segretaria una grande molteplicità di competenze, potrebbe costituire titolo preferenziale il possesso di esperienza nelle attività del front-office e/o back-office, ovvero tutte quelle attività che attengono alla gestione operativa dell’azienda o dell’ufficio, ad esempio in relazione al sistema produttivo, nel campo commerciale, amministrativo e contabile. Ciò non significa che, chi è privo di esperienza, non possa intraprendere questa professione e sperare di averne accesso, perché l’assenza di esperienza può essere integrata con appositi corsi di formazione: in primis con quelli di “addetto alla segreteria”, e poi arricchendo il proprio curriculum con altre esperienze dirette nel settore, come ad esempio i corsi di segretaria amministrativa-contabile, di segretaria di azienda o di studio medico, di assistente legale. La frequentazione di questi percorsi professionalizzanti permette di acquisire approfondite conoscenze in materia di economia, diritto, contabilità, gestione ordinaria amministrativa e documentale; indispensabili per svolgere efficacemente il ruolo versatile a cui è chiamata la segretaria. Tutti i corsi formativi suddetti consentono inoltre di acquisire conoscenze nell’informatica di base, soprattutto in relazione all’uso del pacchetto Office di Microsoft, comprensivo di Word, Excel e Power Point. Si tratta di software gestionali indispensabili per il lavoro di segretaria, a cui viene naturalmente richiesta anche un’ottima conoscenza della lingua italiana, scritta e parlata (in alcuni casi, in base al settore in cui opera il suo datore di lavoro, alla segretaria potrebbe essere richiesta la conoscenza fluente di una o più lingue straniere).

Competenze professionali e skill necessarie per svolgere il lavoro di segretaria

Il lavoro di segretaria, in merito a competenze e skill necessarie, è piuttosto complesso. Spesso si pensa che il suo ruolo sia adempibile con facilità, mentre l’esperienza insegna che a questa figura professionale vengono richieste grandi responsabilità, nonché la capacità di gestire le operazioni a cui è adibita facilitando il lavoro dell’azienda o dell’ufficio presso cui opera. Per avere accesso a questo lavoro infatti, la segretaria deve dimostrare di avere particolari competenze e qualità, prima fra tutti la pazienza. Il carico di lavoro da segreteria all’interno di un contesto (commerciale, tecnico, legale, contabile o medico) può davvero essere complesso da sopportare per chi non si impegna e sviluppare una propria attitudine a questo lavoro, che comunque richiede una grande dimestichezza nell’uso di tutti gli strumenti informatici e delle principali macchine di ufficio (come fax e stampante), un’eccellente capacità organizzativa e di coordinamento delle attività, buone capacità di esposizione scritturale (dovendo occuparsi, in molti casi, anche di mandare email e scrivere lettere per il proprio dominus), nonché la capacità di lavorare in modo attento e preciso. La segretaria ideale deve avere un carattere cordiale e un atteggiamento discreto, all’interno e all’esterno del proprio contesto di lavoro (la segretaria è vincolata al segreto professionale, non può divulgare fatti, dati e informazioni a cui ha avuto accesso e conoscenza a causa e/o nel suo rapporto di lavoro). Non per ultimo si richiede alla segretaria una bella presenza e una buona predisposizione ai rapporti interpersonali, con spiccate capacità comunicative e relazionali (in molti casi infatti, in base al contesto, deve anche curare i rapporti della clientela con il proprio datore di lavoro). Completano il quadro delle sue skill necessarie la puntualità, la flessibilità e l’affidabilità sul posto di lavoro. La carriera della segretaria non si limita allo svolgimento delle competenze suddette, la sua carriera con il tempo potrebbe evolversi e variare in base al contesto di lavoro. Una segretaria amministrativa, ad esempio, o impiegata nella contabilità di una grande impresa, con il passare del tempo (acquisita un’esperienza solida in materia di finanza, controllo e programmazione), potrebbe anche essere promossa a un ruolo superiore, come responsabile o coordinatrice di un determinato settore di riferimento. L’attività di segretaria offre dunque notevoli possibilità di avanzamento di carriera, soprattutto nei casi in cui è inserita in contesto dotato di vari uffici e settori. Anche coloro che lavorano come segretaria di studio medico o di studio legale possono ambire a una carriera più elevata, dopo aver acquisito anni di esperienza nel proprio settore è infatti possibile candidarsi per quelle offerte di lavoro che richiedono figure da collocare negli studi prestigiosi o grandi, in modo da ottenere una maggiore soddisfazione economica. Ma quali altre possibilità di carriera offre questo lavoro? A una segretaria che si mostra affidabile, e dotata di capacità organizzative nel ruolo di segretaria di direzione, potrebbe essere dato il ruolo di “Executive Assistant” per svolgere mansioni di manager di livello elevato, e con il tempo accedere al ruolo di segretaria dell’amministratore delegato dell’azienda o del CEO. Le sue conoscenze tecniche, gestionali e di comunicazione, possono inoltre essere sfruttate per avviare una carriera nel settore dell’amministrazione (per svolgere ad esempio il ruolo di impiegata amministrativa o di addetta al front office).

Perché lavorare come segretaria?

Da quanto suddetto si può evincere che il ruolo della segretaria è tutt’altro semplice da eseguire, richiedendo viceversa, grande responsabilità e impegno. Ma perché lavorare come segretaria? E a chi è particolarmente adatto questo lavoro? Il ruolo di segretaria è sicuramente ideale per coloro che, di indole, ritengono di essere molto precise e organizzate. Una buona segretaria deve essere capace di far scorrere la routine quotidiana in azienda (o in ufficio) senza intoppi o problemi per il proprio datore di lavoro, e da questo punto di vista la sua capacità di problem solving potrebbe fare la differenza. Per intraprendere con successo questa professione bisogna avere spiccate doti organizzative e di pianificazione, con una naturale propensione alla gestione e all’ordine. Si tratta comunque di un lavoro molto dinamico, che come suddetto richiede una certa capacità schematica e di coordinazione: la segretaria è responsabile anche della corrispondenza e della gestione degli archivi, assicura gli adempimenti necessari e controlla le scadenze. Una risorsa preziosa all’interno di qualunque ufficio o realtà organizzativa.

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